Auditoría: otros apuntes de otros profesores

 

AUDITORÍA

Introducción al tema práctico

Es una función técnica realizada por un experto en materia contable que consiste en la aplicación de determinados procedimientos con la finalidad de emitir un juicio técnico sobre información contable.

En primer lugar es un examen, una revisión, un análisis.

Hay una serie de procedimientos que deben aplicarse siempre y la experiencia indica cuales utilizar. Tiene que ser objetivo, ausente de impresiones personales.

SUJETO: El técnico, el auditor, el profesional

OBJETO: Es sobre lo que se trabaja, con que insumos. Normalmente el principal objeto son los registros contables, la documentación, aunque hay otros.

OBJETIVO: Hago una auditoría para emitir un juicio sobre si esa información contable refleja la realidad.

ACCION: Es la aplicación de los procedimientos

Entonces, el sujeto aplica los procedimientos sobre el objeto, para emitir una opinión

OBJETOS DE LA AUDITORíA                                                                               OBJETIVOS DEL AUDITOR

Información contable (registros, documentación, E.C.)       Juicio sobre la confiabilidad de la inf.

Gestión operativa (análisis de la eficiencia)                         Juicio sobre la eficiencia en el uso de los recursos

Procedimientos administrativos (compras, etc.)                  Evaluar controles, detectar fraudes, etc.

                                                                                             Evaluar cumplimiento metas empresariales

Impuestos                                                                              Ver si se utilizan todas las exoneraciones

PROCEDIMIENTOS:

-          Revisión de comprobantes sobre un chequeo muestral.

La muestra se basa en criterios profesionales y principios estadísticos.

El proceso es el inverso del proceso contable. Parto del saldo contable y llego al papel que lo justifica. Pero tambie´n se hace el camino de la contabilidad.  Se toman algunas facturas y se ve si están bien registradas.

El auditor trabaja sobre muestras, no contabiliza de nuevo ni hace ajustes, puede proponerlos.

-          Inspecciones oculares

Recuento de mercadería, arqueo de cajas, bienes de uso, cheques diferidos a cobrar. Consiste en ver y contar.

La inspección ocular prueba existencia, no prueba propiedad, ésta la prueba la documentación contable.

-          Confirmaciones de terceros

Saldos bancarios, etc.

-          Inspección o revisión de documentos importantes.

Hay documentación que se revisa siempre: estatutos, libros de actas de Directorio y de Asamblea, hipotecas, etc.

-          Revisión analítica o revisión conceptual

Consiste en un análisis conceptual de los estados contables. Incongruencias o relaciones entre cuentas, como bienes de uso y amortizaciones, o sueldos y leyes sociales. Se aumentan los procedimientos en los rubros que me llaman la atención.

-          Indagación oral y observación

Sirve para ver que controles hay establecidos y si se puede confiar en ellos o no.

-          Pruebas matemáticas

 

El examen compara los comprobantes, registros contables y los estados contables con un sensor que son las normas contables (principio prudencia, devengamiento, materialidad, etc.). Entonces el auditor va a decir si los estados contables están de acuerdos con los criterios establecidos en las NICs o no.

AUDITORÍA COMO PROCESO

Mediante un procedimiento sucesivo en etapas se revisa aquellos lugares donde puede haber problemas. Se reúnen pruebas de que está bien o que está mal y cuando se tiene una opinión se emite un informe que puede ser aprobatorio, negativo o afirmativo con observaciones. Tenemos 3 etapas:

1)    Planeamiento. Conocimiento del negocio. Se identifican las áreas de la empresa que van a ser de interés.

2)    Reunión de evidencias. Consiste en ejecutar la lista de procedimientos. Esta etapa termina cuando tengo las evidencias suficientes.

3)    Evaluación final y preparación del informe. Hay dos elementos importantes, los problemas que permanecen, que no están resueltos y la materialidad. En esta etapa se da una oportunidad más a la empresas, se le proponen asientos de ajuste que solucionen estos problemas y si acepta y lo lleva a cabo, el error desaparece, si no el informe final va con observaciones.

El informe es donde se vehiculiza la opinión. Puede ser opinión limpia, sin salvedades o informe adverso, con toda una gama intermedia con salvedades sobre problemas que no son tan graves como para dar un informe adverso, ni tan pequeños como para dar una opinión limpia.

El informe debe cumplir algunos requisitos:

a)    Objetividad, no se debe prejuzgar

b)    Técnico, sin descuidar la comprensión del usuario

c)    Debe contener: título, destinatario (a quien va dirigido), objeto del trabajo, alcance del trabajo, los hechos detectados o situaciones problemáticas o la constancia de que no los hay, las conclusiones (opinión), la fecha y la firma

PAPELES DE TRABAJO

A medida que se van detectando las evidencias se va formando un archivo. Copia de los documentos importantes, el plan de trabajo, los comentarios, actas de arqueo, conciliaciones bancarias, constancia del recuento físico, circularizaciones, los cálculos, etc.).  Estos papeles son un legajo de trabajo que se debe guardar. Pueden servirnos para fundamentar alguna observación con la que la empresa no esté de acuerdo.

Son papeles confidenciales.

TIPOS DE AUDITORÍA

Existen dos tipos: Interna y Externa.

El objetivo de la Auditoría externa es expresar una opinión sobre los estados contables de la empresa, en tanto que la interna no se limita al área contable financiera, sino que contempla todo el campo de actividades y operaciones de la entidad.

Es realizada por personal de la empresa, en tanto que la externa es realizada por profesionales totalmente independientes.

CONTROL INTERNO Y AUDITORÍA

El auditor debe efectuar un estudio de como funcionan los sistemas de control de la empresa. Si existen, cual es el grado de confianza que merecen. Esto permite determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas de auditoría que se van a realizar.

                                                                                

CONTROL INTERNO

Repasemos primeros las etapas del proceso administrativo:

• Toma de decisiones: se selecciona una alternativa entre un conjunto de ellas, que sea factible de realización y que tienda al logro de los objetivos fijados por la organización
• Acción: se debe ejecutar la alternativa elegida
• Control: Implica: - captar resultados

-       comparar con lo planeado

-       detectar y analizar desviaciones

-       informar

Para poder realizar el proceso administrativo es necesario disponer de un Sistema de Información. El origen de información puede ser:

-       interno: datos obtenidos de la empresa (por ejemplo las ventas)

-       externo: datos recogidos del contexto (por ejemplo el tipo de cambio)

 

CONCEPTO DE CONTROL INTERNO:

Este concepto ha ido evolucionando, cumpliendo diversas etapas:

1)    Primera etapa:

En el periodo en que las empresas eran pequeñas y la figura del dueño tenía un papel protagónico en el proceso administrativo, no se sintió la necesidad de implementar sistemas de control.

A medida que las empresas crecen, aumenta el número de las personas que participan, con lo que comienza la delegación de funciones. Los activos dejan de estar bajo control directo de los dueños y la información la confecciona personal de la organización distinta del propietario.

En estas condiciones aparece la necesidad de:

-       implementar un adecuado control de los bienes

-       disponer de una información veraz y confiable

 

Se comienza entonces a hablar de control interno como un conjunto de medidas o procedimientos establecidos por las empresas con el propósito de prevenir fraudes y evitar errores del personal.

Los objetivos en esta etapa eran la protección de activos y la información confiable.

2)    Segunda etapa:

Con el transcurso del tiempo las empresas deben enfrentar un ambiente externo competitivo y hostil, por lo cual tratan de mejorar sus metas de rentabilidad y de cumplir su misión, minimizando los elementos adversos. Se amplían entonces los objetivos de control interno, definiéndolo como:

Un conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a lograr, a través de una efectiva planificación, ejecución y control, el ejercicio eficiente de la gestión para el logro de los fines de la organización.

Comprende:

• el plan de organización
• el conjunto coordinado de métodos y medidas adoptados por una empresa para:

-       salvaguardar sus activos

-       asegurar la veracidad y exactitud de la información contable

-       promover la eficiencia de las operaciones

-       alentar la adhesión a las políticas prescritas por la dirección

En este nuevo concepto tenemos tres categorías de elementos:

a)    Organización: La estructura de la organización

b)    Normas y procedimientos administrativos: como deberían llevarse a cabo las tareas de autorización, ejecución, y control de las operación de la organización

c)    Personal: quien lleva a la práctica las operaciones

 

Se necesita un Plan de organización jerárquico adecuado que logre independencia entre los departamentos, secciones o funcionarios de forma de separar respecto de una operación: la iniciación y autorización, la ejecución, el registro, control y la custodia de los activos involucrados. Además se deben establecer líneas de autoridad y responsabilidad definidas por escrito.

Entonces,

Relativo a la organización:

-       responsabilidad y autoridad establecida por escrito

-       independencia entre sectores

-       alcance de control adecuado

-       división racional del trabajo

 

Relativo a procedimientos:

-       normas y procedimientos escritos

-       controles sobre cumplimientos

-       sistemas de evaluación

-       división de fases de cada operación

-       activos físicos segregados con acceso restringido

-       formularios adecuados

-       archivos adecuados y seguros

-       normas y procedimientos contables definidos

-       medidas de seguridad

-       planes de cuenta útiles

-       medios de registración adecuados

-       uso de cuentas de control

-       informes eficientes

 

Relativo al personal:

-       calidad del personal

-       capacitación y entrenamiento

-       evaluación de actuación

-       política de promociones y remuneraciones

-       rotación de puestos

-       incompatibilidades

 

3)    Tercera etapa:

En 1992 se publica un informe realizado por cinco de las más importantes asociaciones de profesionales de Estados Unidos que introduce importante cambios conceptuales y se lo conoce como informe COSO por la sigla del comité que lo realiza.

A partir de este informe el control interno se relaciona directamente al proceso gerencial y se diseña directamente ligado a los objetivos de la organización.

En el informe COSO se define el control interno como: un proceso efectuado por el directorio de una entidad, la dirección y otros miembros del personal destinado a proporcionar una razonable seguridad con respecto al logro de los objetivos en las siguientes categorías:

• eficacia y eficiencia de las operaciones
• confiabilidad en la elaboración de informes contables
• cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables

El control interno necesita para lograr los objetivos de la entidad, de cinco componentes que estén interrelacionados:

1)    ambiente de control

2)    apreciación de riesgos

3)    actividades de control

4)    información y comunicación

5)    monitoreo

 

LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO

Existen factores y condiciones ajenas al control de la dirección (competencia, marco normativo, agentes naturales, etc.)

 Razones de las limitaciones:

-       debilidad humana

-       violación de la dirección (intervención)

-       colusión (dos o más personas se ponen de acuerdo para defraudar)

-       costo vs. Beneficio

-       situaciones imprevistas

 

 

 

 

EJEMPLOS DE CONTROLES Y DOLOS QUE PUEDEN ENCONTRARSE EN CADA GRUPO DE CUENTAS

CAJA Y BANCOS

Son los rubros más líquidos del balance. Son partidas susceptibles de recuento, en cuanto se encuentre en la empresa. Dado que dicho procedimiento solo brinda elementos de juicio sobre su existencia pero no sobre su propiedad, para constatar ésta última y para concluir sobre la existencia del dinero en bancos, es necesaria la aplicación de otros procedimientos indirectos (confirmación de terceros, etc.)

 

OBJETIVOS DE AUDITORIA EXTERNA

Determinar que las mismas existan, que sean propiedad de la empresa, que no se haya producido omisiones, que estén valuadas y expuestas de acuerdo con los PCGA, que los principios y normas contables empleados en su determinación y presentación hayan sido uniformemente aplicados.

 

OBJETIVOS DE AUDITORIA OPERATIVA

Adicionalmente, establecer que la estructura organizativa del sector sea adecuada, que la división de tareas dentro del sector y con respecto a otras áreas minimice la posibilidad de errores y fraudes, que las políticas y normas establecidas con respecto al manejo de los fondos, aseguren la máxima efectividad, que se sigan mecanismos de decisión adecuados, que toda decisión se encuentre debidamente autorizada, que las cobranzas recibidas sean controladas y depositadas, que todo pago requiera una autorización previa, etc.

 

ALGUNAS MANIOBRAS DOLOSAS QUE PUEDEN SER COMETIDAS EN EL AREA DE DISPONIBILIDADES

 

a) Interceptar cheques emitidos para pagos originados en operaciones auténticas y mediante endoso, depositarlos en al cuenta de quien realiza el desfalco.

b) Interceptar cheques al portador y cobrarlos en Banco.

c) lograr la emisión de cheques para el pago de pasivos inexistentes, previa contabilización de éstos con debito a gastos (por ejemplo, sobre la base de una factura ya pagada anteriormente o a su duplicado)

d) adulterar comprobantes pagados por el fondo fijo para lograr reembolsos superiores a lo efectivamente pagado y beneficiarse con el exceso.

e) adulterar las sumas de los reembolsos de fondo fijo, con un fin similar al anterior.

f) incluir dos o más veces el mismo comprobante de gastos en los reembolsos de fondo fijo con el objeto de apropiarse del pago del exceso.

g) Adulterar los boletas de depósito y notas de débito bancarias por sumas equivalentes, de modo que el saldo según banco pueda ser conciliado con el de libro mayor sin problemas.

¿Cómo se limita la posibilidad de su ocurrencia?

En los casos c y g: una adecuada segregación de las funciones de efectuar pagos y mantener registros contables.

En el caso a): además de lo anterior, si se separan la preparación de pagos y su realización.

En el caso b): si se establece que todo pago deba ser efectuado con cheque para ser depositado en la cuenta del beneficiario,

En los casos d y f: Si además se toma la providencia del caso para que todo comprobante por pagos efectuados con el fondo fijo contenga los importes en números y letras, sea adecuadamente aprobado y luego cancelado al efectuarse el correspondiente reembolso del fondo

En el caso e): además de lo anterior, los comprobantes reembolsados y su suma son examinados por una persona ajena a la caja.

Naturalmente de que todas maneras podrían seguir produciéndose fraudes si existiese colusión entre dos o más personas de la organización, pero ello puede suceder con los mejores sistemas de control interno, y de ninguna manera puede servir de argumento para no reforzar los sistemas sino todo lo contrario.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA: Tareas tendientes a dar cumplimiento a las normas de auditoría relativas al trabajo de auditoria.

Están destinados al examen de operaciones y de saldos(a la fecha de cierre y, en el caso del arqueo de caja, a otra fecha). Básicamente:

1) Cotejo de los ingresos y egresos contabilizados en periodos determinados con los elementos de respaldo, incluyendo pruebas que permitan concluir que todo ingreso o pago ha sido debidamente contabilizado.

2) Examen del proceso de preparación de conciliaciones bancarias.

3) Realización de arqueos a una fecha distinta a la de cierre y posterior conciliación de los datos tomados con los registros contables.

4) Examen de las conciliaciones bancarias a fecha de cierre, prestando especial atención a la "limpieza" posterior de las partidas conciliatorias con registros y estados de cuenta.

5) Obtención de confirmaciones de los diversos saldos mantenidos en los bancos.

6) Examen de transferencias bancarias de los últimos días del ejercicio.

 

BIENES DE CAMBIO

El rubro incluye activos propiedad de la empresa destinados normalmente para la venta, en proceso de producción o a ser consumidos en ese proceso. Este rubro suele tener bastante importancia en explotaciones comerciales e industriales, lo que hace que se deba prestar suma atención a su examen. Su naturaleza física determina que los exámenes de existencia y propiedad deban ser efectuadas por separado. Además del examen físico y la comprobación con registros y elementos respaldatorios, son también procedimientos básicos a seguir en su revisión las pruebas matemáticas y las confirmaciones directas (de bienes en poder de terceros).

 

OBJETIVOS DE AUDITORIA EXTERNA

Determinar que los bienes existen, que son propiedad de la empresa, que no se ha omitido bien alguno, que en su valuación y en la determinación del costo de las mercaderías vendidas se han seguido las PCGA, que los principios y normas contables han sido uniformemente aplicados

 

OBJETIVOS DE AUDITORIA  OPERATIVA

Adicionalmente, establecer que la organización del sector de producción sea apropiada, que las operaciones sean adecuadamente planificadas y coordinadas que las operaciones sean realizadas de acuerdo con los planes y programas establecidos, se encuentren debidamente autorizados, que existan controles sobre la producción y los movimientos de existencias que eviten fraudes y minimicen desperdicios, que se controle la calidad de la producción terminada, que se asignen responsabilidades por la custodia física de los bienes, que existan buenas medidas de seguridad, que se empleen registros y procedimientos aceptables, etc.

 

ASPECTOS A CONSIDERAR POR EL CONTROL INTERNO

 

ALGUNAS MANIOBRAS DOLOSAS QUE PUEDEN SER COMETIDAS EN EL AREA DE BIENES DE CAMBIO

a) Sustracción directa de mercaderías

b) la realización de expedición en exceso de lo autorizado.

c) la realización de recuentos falsos para cubrir pérdidas o faltantes.

e) adulteración de pedidos de materia prima con el mismo objeto.

 

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA: Tareas tendientes a dar cumplimiento a las normas de auditoria relativas al trabajo de auditoria.

1) Realización de pruebas de compras a partir de los registros individuales de existencias que se coordinen adecuadamente con las revisiones practicadas sobre las cuentas a pagar comerciales.

2) Examen del costo de las mercaderías vendidas en ciertos periodos, debidamente coordinado con el de ventas respectivas.

3) La presencia de recuentos físicos practicados por la empresa, para concluir sobre

la confiabilidad de las cifras proporcionadas por dicho recuento.

4) el seguimiento de los ajustes contables emergentes de tales recuentos.

 

CREDITOS POR VENTA

El rubro representa derechos a percibir sumas de dinero que la empresa tiene contra terceros

Debido a su carácter intangible que imposibilita su exámen físico, los principales procedimientos aplicables para el examen del rubro son: la confirmación de saldos y el examen con registros y comprobantes, las pruebas matemáticas y las revisiones conceptuales.

A pesar de lo dicho, el examen físico es posible con respecto a los elementos que representan créditos (documentos) pero no con respecto al crédito en si mismo.

 

OBJETIVOS DE AUDITORIA EXTERNA

Determinar que los créditos existan, que su titularidad corresponda a la empresa, que las ventas registradas surjan de operaciones auténticas, que no se haya omitido saldo ni operación alguna, que en la evaluación y exposición de estos rubro se haya seguido los PCGA, que los principios y normas aplicados lo hayan sido uniformemente.

 

OBJETIVOS DE AUDITORIA OPERATIVA

Adicionalmente, evaluar si la organización funcional del sector ventas es adecuada, si existen adecuadas políticas sobre ventas, determinación de precios y otras condiciones de venta, otorgamientos de créditos, si todo lo despachado y los servicios prestados son facturados, si existen controles sobre las cuentas de los clientes que permitan detectar atrasos en la cobranza, si toda cancelación de cuentas consideradas incobrables se encuentran debidamente autorizadas, si los documentos al cobro se hallan físicamente segregados, bajo la custodia de un responsable y bajo medidas de seguridad física.

 

ASPECTOS A CONSIDERAR POR EL CONTROL INTERNO

 

ALGUNAS MANIOBRAS DOLOSAS QUE PUEDEN SER COMETIDAS EN EL AREA DE CREDITOS POR VENTA

 

a) despachos no autorizados a clientes reales o ficticios y no facturados a los mismos.

b) despachos en exceso de lo autorizado, facturando luego la cantidad autorizada.

c) despachos de artículos de mejor calidad que la autorizada, facturando luego ésta.

d) facturaciones a precios inferiores a los normales.

e) alteraciones en las operaciones matemáticas de las facturas preparadas.

f) facturas no debitadas en las cuentas de los clientes para posteriormente interceptar las correspondientes cobranzas.

g) falta de registro de cobranzas efectuadas y posterior cancelación de las cuentas como incobrables.

h) retenciones indebidas de cobranzas y posterior empleo de otras cobranzas para acreditar la cuenta del cliente cuyo pago fue oportunamente interceptado, creando así una cadena que se prolonga en el tiempo y que, por lo general, se complica tanto que el procedimiento ofrece grietas y termina por ser descubierto (Jineteo de fondos, calesita, etc.)

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA:

Tareas tendientes a dar cumplimiento a las normas de auditoria relativas al trabajo de auditoria.

1) Pruebas de operaciones de venta, devoluciones y emisión de notas de crédito cobranzas y bajas por incobrabilidad, sobre la base de cotejos con registros y documentación respaldatoria, así como pruebas desde los comprobantes hacia los libros.

2) Circularización de saldos a una fecha no necesariamente coincidente con la de los estados contables.

3) Arqueos de documentos a cobrar, a ser luego conciliados con los registros contables.

4) La comprobación sobre la existencia de las cuentas a cobrar, debe ser complementada con la de su cobrabilidad.