Dentro de la fase de Planificación, luego de considerar aspectos como la planificación estratégica y operativa, se debe realizar el Presupuesto que contendrá información cuantitativa asociados al tiempo de ejecución de cada meta y objetivo.
Luego, en la fase de Organización se distribuyen los recursos materiales, financieros, tecnológicos y humanos a lo largo en la estructura de la Organización para alcanzar dichos objetivos y metas.
A posteriori sigue la etapa de Dirección en la cual los tomadores de decisiones (Alta dirección, Gerencias y Jefaturas) ejecutan los planes orientados por el presupuesto, entre otras herramientas financieras.
La última fase del proceso es la de Control en la que se verifican si se han logrado metas y objetivos planteados y la eficiencia de los administradores en las etapas anteriores, siendo ésta fase muy importante como elemento de retroalimentación del proceso administrativo.
Concepto de presupuesto
El presupuesto es un sistema de información que procesa datos cuantitativos y cualitativos que se resumen en informes
administrativos y estados financieros.
En el ámbito de las organizaciones el presupuesto es
también un documento o informe que detalla el costo que tendrá un servicio en
caso de realizarse.
El que ejecuta el presupuesto se debe
atener a él, es un plan de acción coordinado con diferentes áreas de la organización.
Los planes generalmente involucran recursos de
diversa índole, especialmente económicos.
Se le llama presupuesto
al
cálculo y negociación anticipado de los ingresos y gastos de una actividad
económica durante un período.
Es un plan de acción dirigido a cumplir
una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que debe
cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este
concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.
El presupuesto es una herramienta para la planificación de las actividades, o de una acción o de un conjunto de acciones, reflejadas en cantidades monetarias y determinan de manera anticipada las líneas de acción que se seguirán en el transcurso de un periodo determinado.
Objetivos de los presupuestos
Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos.
Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).
¿Cuales son sus funciones?
El presupuesto puede ser una herramienta que ayuda a la ejecución de los planes e ayuda a comparar con la realidad y detectar si los planes se ejecutan eficientemente y en caso de que no se logre, permiten a los administradores analizar la magnitud de las desviaciones y buscar instrumentos de corrección de dichas variaciones respecto a las metas y focalizar su acción en las áreas que requieren más atención.
Se pueden resumir en estas funciones:
- Control Financiero: La principal función de los presupuestos se relaciona con el control financiero de la organización.
- Control presupuestario: sirve para descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.
- Prevención y correctivos: Los presupuestos podrán desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.
Otras utilidades:
- Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.
- Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.
- Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia los Objetivos Estratégicos .
- Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
- Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado período, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
- Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.
- Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.
Elementos de un presupuesto
Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.
En la metodología de presupuesto integral, una de las posible metodologías de presupuestación, se deben prever, por lo menos:
- Aspectos relacionados a la rentabilidad que están contenidos en el presupuesto operativo, similar a un estado de resultados y confeccionado de acuerdo al principio de lo devengado. Los resultados permiten analizar la rentabilidad desde distintos puntos de vista.
- Aspectos relacionados a la liquidez, o sea lo relacionado a los flujos de fondos de ingresos y egresos, según en criterio de lo percibido o base caja. Este informe permite analizar si habrán déficits y sobrantes de efectivo y que acciones tomar en cada situación. En este informe se suponen políticas y procedimientos relacionados a excedentes y faltantes de fondos y la forma en la que captar recursos y administrar el financiamiento.
- El estado de situación proyectado, en donde se prevén las distintas partidas de activo y pasivo a futuro.
Proceso de elaboración de un presupuesto
Tipos de presupuestación
La planeación cuenta con tres categorías:
- Planeación estratégica. Este tipo de planeación involucra los recursos de toda la entidad y su horizonte de planeación es de largo plazo.
- Planeación táctica. En ella se consideran los recursos de áreas particulares de la organización y su horizonte de planeación es de 3 a 5 años en promedio.
- Planeación operativa. Es una planeación donde se prevén las operaciones cotidianas de la empresa. Su horizonte de planeación es de corto plazo.
El presupuesto puede ser elaborado para cualquier tipo de planeación.
El presupuesto es un plan que involucra a todas las áreas de la empresa y se encuentra expresado en unidades físicas y monetarias, reflejando las actividades a realizar en el futuro, los recursos involucrados en las mismas y los resultados, con el objeto de que la entidad logre sus objetivos y genere utilidades.
Finalidad de los presupuestos
Las finalidades del presupuesto se pueden enmarcar dentro del proceso administrativo, por lo tanto, cumple con objetivos de:
a) Planificación. Establece metas en términos cuantitativos.
b) Organización. Coordina las actividades de todas las áreas de la empresa.
c) Dirección. El presupuesto busca motivar al personal de la entidad para que se involucre con los objetivos. Matiza la función gerencial.
d) Control. El presupuesto presenta los parámetros contra los que se comparan las cifras reales, ejerciendo así un control correctivo y preventivo.
La importancia del presupuesto radica en la posibilidad de presentar con anticipación los principales indicadores administrativos y financieros, como por ejemplo: la productividad, la liquidez, la rentabilidad, el apalancamiento, los niveles de demanda, etc.
Las cifras que sustenta el presupuesto deben ser calculadas considerando un cierto grado de riesgo, ya que existen varias fuentes de información, sobre todo de carácter externo, para que al tomar decisiones se tenga conocimiento de la viabilidad de las cantidades y de sus soportes
Ventajas de la utilización de presupuestos
a) La obtención de estados financieros presupuestados para la toma de decisiones preventivas.
b) El establecimiento de objetivos más claros y específicos por parte de la dirección de la entidad.
c) El presupuesto implica contar con una organización bien definida en sus niveles y áreas de responsabilidad, autoridad y comunicación.
d) Facilita la concertación de compromisos en el corto plazo.
e) Motiva al personal de la empresa a involucrarse con las cifras, pues es más fácil explicar de esta manera los objetivos a lograr.
f) Presenta indicadores financieros y administrativos con anticipación.
g) Vincula a la organización con los escenarios económicos del futuro.
h) Está relacionado con la eficiencia operacional.
i) Es una herramienta para el empleo óptimo de los recursos.
Desventajas de la presupuestación
a) En ocasiones se basan en estimaciones, lo cual eleva el riesgo de alcanzar las cifras.
b) Se suele dar mucha importancia a la estructura del presupuesto, olvidando su finalidad.
c) El presupuesto puede ser motivo de discordia entre las áreas funcionales.
d) Se esperan muy pronto sus resultados cuando se implanta por primera vez.
Clasificación de los presupuestos
a) En ocasiones se basan en estimaciones, lo cual eleva el riesgo de alcanzar las cifras.
b) Se suele dar mucha importancia a la estructura del presupuesto, olvidando su finalidad.
c) El presupuesto puede ser motivo de discordia entre las áreas funcionales.
d) Se esperan muy pronto sus resultados cuando se implanta por primera vez.
Tipos de presupuestos
Por el periodo de tiempo que abarcan:
a) Corto Plazo: comprende un ejercicio contable y se refieren a la planeación operativa (1 año).
b) Largo plazo. Son aquellos cuyo horizonte de planeación y control abarca más de un ejercicio contable, específicamente tienen que ver con la planeación estratégica y la planeación táctica. Un ejemplo de estos presupuestos lo constituye un proyecto de inversión.
Por su aplicación dentro de la empresa:
a) De operación: Este presupuesto se basa en la planeación de las actividades básicas de producción y distribución a realizarse durante el periodo que comprenda dicho presupuesto.
b) De inversión o financieros: El presupuesto de inversión se refiere al capital de trabajo planeado para el periodo que abarque el presupuesto. Se relaciona con la elaboración del flujo de efectivo presupuestado.
Por el sector en el que se utilizan:
a) Públicos: Son aquéllos elaborados por el gobierno de un país y cuyo objetivo es planear sus actividades, ingresos y gasto público para un periodo y así satisfacer las necesidades de la población.
b) Privados: Son los formulados por las empresas de la iniciativa privada en las que sus participantes invierten tiempo, dinero y recursos para generar utilidades y satisfacer las necesidades de los clientes.
Por la técnica de valuación empleada:
a) Estimados: Son aquellos que se calculan sobre bases empíricas, el conocimiento y la experiencia de los funcionarios de la empresa y con relación al comportamiento histórico de la información.
b) Estándar: Son los que se fundamentan en estudios científicos formales de eficiencia y calidad respecto a las ventas, a la producción y a los costos. Representan objetivos de calidad que deben alcanzarse.
Por los estados financieros que afectan:
a) De situación financiera: Es el conjunto de presupuestos cuya información se resume en el cuerpo del balance general y acumula saldos históricos. Dentro de esta clasificación se pueden mencionar los presupuestos de clientes, efectivo, deudores, proveedores, acreedores, etcétera.
b) De resultados: Es el grupo de presupuestos que se relaciona con la elaboración del estado de resultados proforma y se refiere a conceptos que involucran actividades, recursos, ingresos y costos. Algunos ejemplos de estos presupuestos son: el de ventas, el de producción, el de costo de producción, el de costo de operación, etcétera.
