Conceptos generales de Auditoría contable.
La palabra Auditoría en las
Organizaciones puede ser considerada en varias acepciones:
·
Como área de actividad de una organización, el
departamento, sector, etc. que realiza auditorías;
·
Como función de un Auditor, el que ejerce la
función de auditoria;
·
Como proceso que consiste en la verificación de
la contabilidad de una entidad, realizada por un auditor con el fin de
comprobar la veracidad de la información contable, económica o financiera de
una organización.
Veremos el contexto del concepto desde la última acepción
Definición: Es una función técnica realizada por un experto en
materia contable que consiste en la aplicación de determinados procedimientos
con la finalidad de emitir un juicio técnico sobre información contable.
En primer lugar
es un examen, una revisión, un análisis.
Se basa en información contable, porque es una auditoría contable en este contexto.
Hay una serie de procedimientos de control que deben aplicarse siempre y la experiencia indica cuales utilizar.
Tiene que ser objetivo, ausente de impresiones personales.
Se llama Auditor a la
persona capacitada y experimentada que se designa por una autoridad competente
o por una empresa de consultoría, para revisar, examinar y evaluar con
coherencia los resultados de la gestión administrativa y financiera de una
entidad con el propósito de informar o dictaminar acerca de ellas, realizando
las observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y
eficiencia en su desempeño.
Originalmente la palabra significa "oidor" u
"oyente".
La información financiera en
las organizaciones.
En el ámbito económico-financiero, el instrumento básico de obtención
de información es la contabilidad.
El sistema contable proporciona fundamentalmente dos tipos de informaciones
para los usuarios externos y a los usuarios internos orientadas a la de gestión
de la organización:
Información para usuarios externos: es la que nos proporciona la contabilidad financiera o general,
cuya mayor utilidad está enfocada a los usuarios externos y a la presentación
de los estados financieros uniformes, generalmente anuales. Esa información se
encuentra en los Estados Financieros uniformes. Dicha información se puede usar para uso interno, pero su objetivo principal es informar sobre la calidad de la información que proporcionan los Estados Financieros elaborados por la empresa y que se presentan a los usuarios externos: inversionistas, sindicatos, clientes y proveedores potenciales, bancos y otras instuciones financieras, etc.
Información de gestión, operativa o de usuarios internos: es la que nos aporta la contabilidad, tanto interna como
externa, para utilizarla en el ámbito de la gestión y, de esta manera, permitir
a los responsables tomar decisiones de mejor calidad. Se refiere a todo tipo de información que provenga
de la contabilidad y no necesariamente se circunscribe a datos contables valorados en dinero. Su objetivo es analizar la información, procesos y procedimientos para proponer mejoras en la calidad de la información y en la eficacia y eficiencia de dichos procesos y procedimientos par ala mejora de la gestión de la organización.
A través de la contabilidad financiera se expone el patrimonio de la
unidad económica en diferentes informes contables:
Estado de
Situación Financiera (bienes derechos y obligaciones en una fecha determinada).
Estado de Cambios
en el Patrimonio Neto (Cambios y variaciones que se producen en un período).
Estado de Resultados
(los resultados obtenidos relacionados
con los ingresos y gastos operativos de un período)
Estado de Flujos
de Efectivo (la situación de liquidez, su origen y utilización de un período).
Notas a los
Estados Financieros (las prácticas, principios y requisitos de valoración
aplicados para su determinación)
Ámbito
|
Instrumento
|
Destinatarios
|
Clase de información
|
Externo
|
Contabilidad
Financiera
|
Todos los usuarios
|
Financiera
|
Interno
|
Contabilidad
interna
|
Responsables (directivos)
|
De
gestión u operativa
|
Tipos de Auditoría:
Son principalmente dos:
- · Auditoría Interna u Operativa o de Gestión o Gerencial, etc.
- · Auditoría Externa.
Se caracterizará cada una de ellas analizando el Sujeto, el Objeto, el
Objetivo y la Acción.
Auditoría Interna:
Básicamente lo que se pretende en mejorar la gestión de la empresa
optimizando la calidad de la información contable y mejorando la eficiencia y
eficacia de los procedimientos administrativos.
Se puede decir que es el examen
de la gestión de un ente con el propósito de evaluar la eficiencia de los
resultados con referencia a las metas planteadas, los recursos humanos,
financieros y materiales empleados, la organización, utilización y coordinación
de dichos recursos y controles establecidos sobre dicha gestión.
Sujeto: El Auditor Interno es un
profesional dependiente de la
empresa, generalmente un Contador Público, con formación técnica y experiencia
en la especialidad, pero no necesariamente debe poseer el Título Profesional,
pero si los requisitos técnicos y la experiencia para el ejercicio de la
actividad.
Objeto: Es la gestión del ente y no
solo se preocupa por los Estados Financieros
uniformes o cualquier otro tipo de información proveniente del sistema de
información de la organización y que son necesarias en la toma de decisiones de
gestión. Su finalidad es la de mejora de calidad de la información, así
como de la mejora de eficiencia de los procedimientos administrativos.
Objetivo: es el informe sobre la calidad de la información o la eficiencia o eficacia
en la gestión de la organización así como la calidad de los Estados Financieros.
Sus objetivos son planificados por la dirección y la gerencia de la
organización.
Acción: los procedimientos aplicados son muy variados y generalmente coinciden
con los de auditorías externas, pero las diferencias están en la frecuencia de su aplicación y el objetivo con
el que se realizan. En la Auditoría interna el objetivo está en opinar
sobre las cuestiones que le son planteadas por la dirección y gerencia y generalmente
abarca todo el año, un área de actividad, un problema a resolver o mejorar, etc.
Auditoría Externa.
El propósito de la auditoría externa es determinar si los Estados Financieros de las
organizaciones, cumplen las normas contables vigentes de cada país o región y
por tanto informan si los estados financieros son fidedignos y no ocultan
vicios que pudieran alterar el estado general de la empresa o entidad auditada
en caso de quiebras, falta de solvencia y liquidez, etc.
Generalmente en el caso de las empresas son ellas mismas las que
solicitan los servicios de auditoría externa cuando van a realizar una
operación que exigen fidelidad en los resultados contables y transparencia:
ingreso a cotizar en la Bolsa de Valores, fusiones, ampliaciones de capital, Asambleas
anuales de distribución de resultados, etc.
Las empresas contratan los servicios de auditorías con empresas
especializadas, a pesar de que muchas, sobre todo las grandes empresas, cuentan
con departamentos propios de auditoría interna.
Concepto y características
básicas de la definición de Auditoría Externa:
Se puede ver al concepto analizando cuatro elementos conceptuales:
1.
Sujeto:
Es una actividad desarrollada por persona
cualificada e independiente; es decir, con una titulación académica,
experiencia profesional y competencia, y con presunción de independencia de
criterio en virtud de las normas vigentes, sin intereses o influencias que
menoscaben la objetividad.
2.
Objeto:
Consiste en el examen de las cuentas de los Estados Financieros que han de
expresar la imagen fiel del patrimonio y de la situación financiera, así como
el resultado de las operaciones y el sistema de control interno: el auditor
constata la razonabilidad de la información contable en los aspectos
significativos determinados por el principio de importancia relativa. El
control interno analiza que se cumplan las directrices de la dirección, la
protección de activos y la ausencia de errores y fraude. Debe hacerse de
conformidad con las normas de contabilidad.
3.
Acción:
Para realizarla se utilizan técnicas de
revisión y verificación idóneas; con ellas se planifica el trabajo de
auditoría y se establecen programas y procedimientos documentados tanto en los
Papeles de Trabajo como en los archivos correspondientes (temporal y
permanente).
4.
Objetivo:
Es la emisión de un informe que
tenga efectos frente a terceros. La opinión del auditor se pronuncia sobre la
razonabilidad de los estados financieros (balance, cuenta de pérdidas y ganancias,
y memoria) y se basa en su análisis, siguiendo las normas de contabilidad.
En resumen:
La Auditoría Externa es un examen, una revisión, un análisis que se
realiza aplicando una serie de procedimientos y la experiencia indica cuales
utilizar. El Auditor debe ser independiente, debe ser objetivo, ausente de
impresiones personales.
Es una función técnica
realizada por un experto en materia contable que consiste en la aplicación de
determinados procedimientos con la finalidad de emitir un juicio técnico sobre Estados
Financieros.
Sujeto: El técnico, el
auditor, el profesional que realiza el proceso.
Objeto: Es sobre lo que se
trabaja, con que insumos. Normalmente el principal objeto son los registros
contables, la documentación, aunque hay otros. Se pretende opinar sobre la
información contable (registros, documentación, etc.), sobre la gestión
operativa (análisis de eficiencia), sobre procedimientos administrativos (ventas,
compras, cobranzas, inventarios, etc.) y sobre la razonabilidad de pago de
impuestos, entre otros.
Acción: Es la aplicación de
los procedimientos que son variados dependiendo de los rubros a analizar y la
profundidad del análisis.
Objetivo: Se hace una
auditoría para emitir un juicio sobre si esa información contable refleja la
realidad sobre diversos aspectos. Los objetivos del Auditor son la emisión de
juicios sobre la confiabilidad de la información, sobre la eficiencia del uso
de los recursos, avaluar los controles, detectar fraudes, etc. También se puede
evaluar el cumplimiento de metas empresariales y ver si se utilizan las
exoneraciones fiscales disponibles, etc. En la Auditoría Externa ese informe se
llama Dictamen.
Dictamen o informe sobre la
razonabilidad de los saldos de los Estados Financieros.
Dependiendo de la materialidad de las discrepancias y los problemas no
resueltos.
Puede ser:
Limpio (cuando según el Auditor los
Estados Financieros representan razonablemente la situación económico financiera
de la organización.
Con salvedades (cuando según el auditor Externo los Estados
Financieros representan razonablemente la situación económico financiera de la
organización excepto en determinados capítulos donde el Auditor tiene
discrepancias significativas con la información de los Estados Financieros
presentados por la organización). La empresa puede atender a la sugerencia de
ajuste de los Estados financieros del Auditor y de esa manera evitar la opinión
con salvedades.
Adverso (Cuando las discrepancias entre
la información de los Estados Financieros y la del Auditor son tan
significativas que no permiten emitir una opinión sobre los Estados Financieros).
Diferencias entre Auditoría
Operativa y Externa
Elemento
|
Auditoría
Externa
|
Auditoría
Interna
|
Sujeto
|
Profesional independiente
|
Dependiente, auditor Interno o consultor
|
Objeto
|
Estados Financieros
|
Gestión de la organización
|
Acción
|
Examen de los Estados Financieros
|
Examen de la gestión del ente
|
Objetivo
|
Emisión de un Dictamen
|
Emisión de informe con recomendaciones
|
La Auditoría como proceso
Mediante un procedimiento sucesivo en etapas se revisa aquellos
lugares donde puede obtenerse evidencias para la emisión de un juicio sobre la
información financiera.
Se reúnen pruebas de que está bien o que está mal y cuando se tiene
una opinión se emite un informe que puede ser aprobatorio, negativo o
afirmativo con observaciones.
Existen en modo general 3 etapas del proceso de Auditoría:
1) Planificación. Conocimiento del
negocio. Se identifican las áreas de la empresa que van a ser de interés.
2) Reunión de evidencias. Consiste en
ejecutar la lista de procedimientos. Aquí se evalúa primero la calidad del
sistema de control interno para luego evaluar que procedimientos se aplicarán
para obtener evidencias. Esta etapa termina cuando tengo las evidencias
suficientes.
Esta etapa implica
la elaboración de Papeles de Trabajo
que permiten documentar el trabajo hecho por el Auditor para lograr emitir su
opinión.
Los papeles de trabajo entonces son un
archivo detalladamente referenciados entre si en donde se va documentando
ordenadamente lo actuado, adjuntando copias de documentación, el plan de
trabajo, actas de arqueo, conciliaciones bancarias, constancias de inventarios
físicos realizados, cálculos matemáticos
de ratios y comparaciones, etc. Son la base objetiva que permitirá fundamentar
la opinión final del Auditor.
3) Evaluación final y preparación del informe.
Hay dos elementos importantes, los problemas que permanecen, que no están
resueltos y la materialidad.
En esta etapa se
da una oportunidad más a la empresa, se le proponen asientos de ajuste que
solucionen estos problemas y si acepta y lo lleva a cabo, el error desaparece,
si no el informe final va con observaciones. El informe es donde se vehiculiza
la opinión.
Normas de Auditoría:
Las NAGA se basan entonces en las NIA de la IAASB y se aplican en
Auditorías Externas.
La IAASB (International Auditing and Assurance Standards Board) o Consejo
Internacional de Normas de Auditoría y Aseguramiento es un organismo de
establecimiento de normas independiente que sirve el interés público al
establecer normas internacionales de alta calidad para la auditoría, la
garantía y otras áreas relacionadas, y al facilitar su adopción e
implementación.
Existen tres tipos de normas de auditoría que se refieren a:
1)
Normas personales del Auditor: son relacionadas
a la independencia de criterio y la capacidad técnica.
2) Normas
relativas a la ejecución del trabajo: como se debe procesar, como se documenta
y como se deben aplicar las pruebas, etc.
3) Normas
relativas al informe: como se debe exponer el trabajo final.
Procedimientos de Auditoría
Son comunes a ambos tipos de Auditoría, la diferencia son la intención
que se le imprime y el momento.
En la Auditoria interna se trabaja sobre la mejora de la eficiencia,
mientras que en la auditoría externa no se considera la oportunidad, ni la
conveniencia, sino la realidad tal como se exponen en los estados financieros.
Existen dos tipos de pruebas:
a) pruebas sustantivas: se
aplican para verificar la existencia, integridad, exposición correcta, correcta
valuación y pertenencia de activos y pasivos a la organización, como la
revisión de documentación sobre compras de activos, etc.)
b) pruebas de cumplimiento
(se refieren a la ejecución correcta de los procedimientos).
Una lista de posibles procedimientos podría ser de estos tipos:
Pruebas Sustantivas:
Son aquellas pruebas que diseña el auditor con el objeto de conseguir evidencia
que permita opinar sobre la integridad, razonabilidad y validez de los datos
producidos por el sistema contable de la empresa auditada.
Los procedimientos sustantivos intentan dar validez y fiabilidad a
toda la información que generan los estados contables y en concreto a la exactitud
monetaria de las cantidades reflejadas en los estados financieros.
Ejemplos: Consisten
básicamente en observar la operación de un procedimiento del control interno,
indagar sobre cómo y cuándo se desarrolló el procedimiento y repetir la
operación del procedimiento de control.
Revisiones de comprobantes
sobre un chequeo muestral: La muestra se basa en criterios estadísticos y
la forma de procesarlo es inverso al procedimiento contable: se parte de los
saldos y se llega hasta la documentación de los hechos económicos. Consiste en
la revisión de comprobantes para ver si están con los requisitos de fondo y
forma correctos: si están bien los cálculos, si la documentación está completa
y correctamente llenada, etc.
Otras veces se hace el camino de la contabilidad, o sea: se parte de
los comprobantes y se revisa hasta los saldos contables.
Inspecciones oculares: Este
tipo de procedimientos prueban la existencia, no así la propiedad. Entre ellos
se encuentran los procedimientos de arqueos de valores, inventarios de
propiedades, planta y equipos, inventarios de mercaderías, etc.
Confirmaciones de terceros:
Consiste en solicitar a terceros que confirmen sus saldos con la empresa a
través de envíos masivos a través de correo electrónico o correspondencia
solicitando se envíen a los auditores los saldos o los estados correspondientes
a las operaciones con la empresa. Ejemplos: solicitud de estados de cuenta
bancarios, estados de cuenta de deudores y proveedores, etc.
Pruebas de cumplimiento:
Las pruebas de cumplimiento consisten en recolectar evidencia con el
propósito de probar el cumplimiento de una organización con procedimientos de
control. Esto difiere de la prueba sustantiva, en la que la evidencia se recoge
para evaluar la integridad de transacciones individuales, datos u otra
información.
Un auditor interno lleva a cabo una prueba de cumplimiento para
asegurar que los procedimientos de una empresa cumplan con los requisitos
reglamentarios, prácticas de la industria o políticas corporativas y la función
según lo previsto. Una auditoría de prueba de cumplimiento puede cubrir riesgos
operativos, sistemas de tecnología, controles financieros o directrices
reguladoras.
Ejemplos: Son básicamente consultas
con el personal, examen de documentos, registros e informes, observación y
repetición de los procedimientos de control. A continuación se explicarán cada
uno de estos procedimientos:
Inspecciones o revisiones de
documentos importantes: Para interiorizarse de los hechos económicos importantes
se revisan actas de Directorio y Asambleas, Estatutos, hipotecas, contratos
importantes de compraventa y convenios, etc.
Indagación oral y observación:
Sirve para revisar el cumplimiento de los procedimientos y detectar fallas de
control interno que pueden repercutir en otros tipos de fallas. A través de
estos procedimientos se puede revisar que se está haciendo y si se hacen con la
frecuencia que deberían realizarse.
Revisión analítica o revisión
conceptual: Consiste en un análisis conceptual de los estados financieros
tratando de detectar incongruencias o relaciones entre rubros como los de
Remuneraciones y cargas sociales, Propiedades, planta y equipos y las
amortizaciones, etc. Estos rubros tienen una relación entre sí. Si existen incongruencias,
esto ayuda a aumentar las pruebas para verificar la corrección de los saldos.
Pruebas matemáticas: El uso
de las matemáticas para ver las relaciones entre rubros utilizando ratios: su
evolución y sus características. Estos arrojan indicios para los próximos
procedimientos de control que permitirán arrojar elementos para un juicio sobre
la información contable.
Informes de Auditoría:
Los informes deben cumplir algunos requisitos:
a) Objetividad, no
se debe prejuzgar.
b) Técnico, sin
descuidar la comprensión del usuario.
c) Debe contener:
título, destinatario (a quien va dirigido), objeto del trabajo, alcance del
trabajo, los hechos detectados o situaciones problemáticas o la constancia de
que no los hay, las conclusiones (opinión), la fecha y la firma.
Ejemplo
de informe de auditoría interna.
Señor “x” Gerente General de la compañía “y”.
De conformidad con nuestro programa anual
de auditoría, hemos concluido con la revisión de las actividades de la
compañía “Y”, la revisión cubrió operaciones por el periodo comprendido
del 1º de enero al 31 de Diciembre del año “x” , la revisión fue hecha por
el contador Público_______ y un asistente durante el periodo del 3 de
enero al 31 de Marzo del 2010.
Nuestro trabajo de auditoría fue efectuado de conformidad
con normas de auditoría generalmente aceptadas. Nuestra revisión se limitó al
área de suministros y las actividades de cómputo que le
son relativas. El departamento de Inventarios está excedido en inventarios
al 31 de Diciembre del 2010 por un total de $50,000.00 dando origen
a inversiones innecesarias y sobrecupo de los almacenes. El exceso de
inventarios fue causado por el hecho de que la empresa no registró
devoluciones de artículos de las áreas de producción, como resultado, las
compras fueron financiadas sobre base de unos registros que no reflejaban
las devoluciones anotadas. Aun cuando los registros fueron ajustados al cierre
del ejercicio, para que reportadas las existencias físicas, la información
que dieron durante el año fue errónea. Es recomendable revisar los
procedimientos que permitan registrar las partes no usadas devueltas de
las áreas de producción, así mismo se recomienda reducir las compras hasta
que se absorban los sobrantes de inventarios.
El personal de la compañía “y” está de acuerdo con los
hallazgos y recomendaciones, y se empiezan a tomar medidas correctivas. El
departamento de auditoría Interna desea expresar su agradecimiento por la
cooperación recibida durante la revisión por parte del personal y
funcionarios de la compañía y vivienda.
Atentamente
Nombre del Auditor
interno
Ejemplo de informe de Auditoría Externa:
Sres. de ABC
Presente
Hemos auditado los Estados financieros que se acompaña de ABC del ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2010.
Nuestra responsabilidad es expresar una opinión de estos estados financieros
basada en nuestra auditoría.
Condujimos nuestra auditoría de
acuerdo con Normas Internacionales de Auditoría (o referirse a normas o
prácticas nacionales relevantes).
Dichas Normas requieren que planeemos y
practiquemos la auditoría para obtener certeza razonable sobre si los estados
financieros están libres de representación errónea de importancia relativa. Una
auditoría incluye examinar, sobre una base de pruebas, la evidencia que
sustenta los montos y revelaciones en los estados financieros.
Una auditoría
también incluye evaluar los principios contables usados y las estimaciones
importantes hechas por la administración, así como evaluar la presentación
general de los estados financieros. Creemos que nuestra auditoría proporciona
una base razonable para nuestra opinión.
En nuestra opinión, los estados
financieros presentan
razonablemente, respecto de todo lo importante, la posición financiera de ABC
al 31 de diciembre de 2010, y de los resultados de sus operaciones y de sus
flujos de efectivo para el año que terminó en esa fecha de acuerdo con ... (y
cumplen con ...)
Lugar y fecha
Nombre del Auditor
Evaluación sobre este tema:
1) ¿Que es una Auditoría? Utilice los cuatro elementos vistos para conceptualizarla.
2) Clasificación de Auditorias.
3) Diferencias entre los tipos de auditoría (desde los cuatro puntos de vista analizados)
4) ¿Que tipos de pruebas o procedimientos de Auditoría conoce? Dé dos ejemplso de cada una.
Cuestionario multiple opción de esta unidad:
Acceder al cuestionario en el siguiente link:
