¿Como se calculan las variaciones presupuestales?
Las Variaciones Presupuestales en el proceso de la Contabilidad
de Gestión o Contabilidad de Eficiencia consiste en detectar
las variaciones a lo presupuestado con la realidad de manera de focalizar la tarea de gestión en
aquellos hechos económicos que se apartan significativamente de lo previsto en el Presupuesto.
En el proceso administrativo tenemos varias etapas:
Planificación es la etapa en la que la organización,
basándose en sus recursos actuales y teniendo presente la estructura de
financiamiento en la realidad, trata de imaginar los caminos para alcanzar sus
Metas y Objetivos.
Esa etapa, basada en la Misión, Visión, Valores, Metas y Objetivos, intenta crear un Plan de acción que sirva de referencia para las acciones de toda la organización. En esta etapa participa todo el personal dedicado a la gestión de la empresa (Directores, Gerentes, Jefes, etc.).
Esa etapa, basada en la Misión, Visión, Valores, Metas y Objetivos, intenta crear un Plan de acción que sirva de referencia para las acciones de toda la organización. En esta etapa participa todo el personal dedicado a la gestión de la empresa (Directores, Gerentes, Jefes, etc.).
La valoración de
las actividades en el tiempo se materializa en el Presupuesto el cual es el Plan valorizado en dinero. En el
Presupuesto no solo se harán las proyecciones en dinero de cada meta y objetivo
a lograr a lo largo del tiempo y también habrá indicadores de rentabilidad,
actividad, metas financieras y metas de endeudamiento.
Organización es la etapa que toma el
plan como referencia para distribuir los Recursos materiales, financieros y
humanos para alcanzar las metas del Plan y el Presupuesto. Los administradores
tomarán en cuenta los recursos con los que cuentan y deciden si necesitarán más
o menos recursos para alcanzar sus metas, distribuyéndolos apropiadamente para
el logro de la mayor eficiencia y eficacia de la Organización.
Dirección es la etapa en la cual los
cuadros de mando coordinan los recursos y acciones para alcanzar las metas y
objetivos. Utilizan en su actividad todas las herramientas disponibles para
maximizar la eficiencia de utilizando su autoridad y liderazgo.
Control es la etapa final del proceso
administrativo y consiste en comparar la el Presupuesto con la Realidad y
detectar las variaciones importantes para corregir las acciones que se dirigen
a los objetivos o corregir las metas planificadas o la dirección de la
organización, según el diagnóstico que se haga de las variaciones
presupuestales.
Esta última
etapa figura como parte final del proceso per es una etapa que se realiza
permanentemente, al igual que la organización y la dirección.
Esta etapa de
control permite medir la dimensión de las variaciones y es utilizada para
retroalimentar el proceso administrativo.
La Contabilidad es una herramienta de información que informa sobre la
composición y evolución del Patrimonio y está presente en todas las etapas de
ejecución del proceso administrativo.
Por sus características, es una
herramienta importante para comparar información medible en dinero: los hechos
económicos y sus incidencias en el patrimonio.
La contabilidad capta la
información, registra y resume la información que luego puede ser comparada con
el presupuesto.
Para el tema de Variaciones
Presupuestales nos situamos en esta última etapa, la de Control.
Para poder ser comparable la
información del Presupuesto y la Contabilidad, ambas deben preparar su
información con los mismos supuestos: mismos criterios de registración en base
a lo devengado y con la misma estructura del Plan de Cuentas, entre otras
consideraciones.
¿Cuál es el criterio de comparación Presupuesto - Contabilidad? Cálculo
de Variaciones presupuestales
El plan es la referencia con la
que se miden las variaciones.
El plan es la manera que se
espera como comportamiento deseable del comportamiento económico, por lo tanto
es la referencia con la cual compararemos con la realidad.
Ejemplo: Se ha planificado unas Ventas de 1.000.000 en el
Presupuesto y en el mismo período se han constatado contablemente Ventas reales
por 950.000. Supongamos que los costos de ventas presupuestados fueron 600.000
y se constata en la realidad un costo real de 606.000.
En términos prácticos lo que
hacemos es comparar un Estado de Resultados Presupuestado, con un Estado de
Resultados Real, que surge de la Contabilidad y de allí surgen las variaciones:
Rubros
|
Presupuesto
|
Real
|
Variación
|
%
variación
|
Ventas
|
1.000.000
|
950.000
|
-50.000
|
-5%
|
Costo de
Ventas
|
-600.000
|
-606.000
|
-6.000
|
-1%
|
Utilidad Bruta
|
400.000
|
344.000
|
-56.000
|
-14%
|
Las variaciones se basarán en el presupuesto:
Real – Presupuesto = Variación
En este caso:
950.000 – 1.000.000 =
- 50.000
La interpretación es que en la
realidad no se han alcanzado las metas planificadas por 50.000 o que hubo una
variación negativa por 50.000.
Estas variaciones se pueden medir
en porcentajes usando el mismo criterio de priorizar el presupuesto como medida
de referencia de las metas:
Variación / Presupuesto x 100 = Porcentaje de variación
En este ejemplo:
-50.000 / 1.000.000 x
100 = - 5%
Para el caso de los Costos de ventas,
los números son negativos y la fórmula
de cálculo tiene que tener en cuenta ese hecho:
La variación presupuestal se
calcula como sigue:
Real - Presupuestado = Variación
-606.000 – (-600.000)
= -6.000
variación negativa,
el costo es superior al planificado
% variación = Variación / Presupuesto x 100
-6.000 / 600.000 x
100 = -1%
Comentario:
En este ejemplo se interpreta que
la meta de Ventas de 1.000.000 no se pudo alcanzar por 50.000, lo que equivale
a -5% de variación contra el presupuesto.
Respecto al costo de ventas, hubo
un aumento del costo de ventas en la realidad de 6.000 por encima de lo
presupuestado, que representa un -1% de variación porcentual.
Esos resultados originaron una
variación de la utilidad bruta presupuestada de -56.000 que representa en
términos porcentuales una disminución de la rentabilidad de 14% respecto a la
Utilidad bruta planificado.
De la interpretación y explicación
de los resultados obtenidos la Organización puede establecer cambios o no de la
planificación, organización o dirección de la empresa para corregir acciones
hacia las metas y objetivos.
Variaciones
presupuestales acumuladas
Estas variaciones se pueden calcular
para un mes en particular o para el acumulado del ejercicio (varios meses).
El proceso e cálculo es exactamente igual al mencionado anteriormente, ahora tomando en cuenta el presupuesto acumulado y los resultados acumulados reales.
Ejemplo:
Acumulado
Enero - Marzo
|
||||
Rubros
|
Presupuesto
|
Real
|
Variación
|
%
variación
|
Ventas
|
3.000.000
|
3.300.000
|
300.000
|
10%
|
Costo de
Ventas
|
-1.800.000
|
-1.809.000
|
-9.000
|
-0,5%
|
Utilidad Bruta
|
1.200.000
|
1.491.000
|
291.000
|
17,5%
|
La única diferencia en el cálculo
son los importes.
Las interpretaciones de este
cuadro se hacen línea por línea.
Interpretación:
En el primer trimestre (enero-marzo)
las ventas fueron 300.000 mayores a lo presupuestado lo que significa que hubo
una variación positiva del 10%; sin embargo los costos reales fueron 9.000
superiores a lo presupuestado, lo que representó una variación porcentual
negativa de 0,5%.
Estas variaciones originaron un
aumento en la utilidad bruta de 291.000, que representó un aumento porcentual
de 17,5% sobre lo planificado.
Exposición Mensual y
Acumulada
La información se puede expresar en forma mixta, uniendo la
información mensual y acumulada:
Presupuesto
|
Real
|
|||||||
Rubros
|
Marzo
|
1er Trim
|
Marzo
|
1er Trim
|
Var Mensual
|
Var Acum
|
% var marrzo
|
% var 1er trim
|
Ventas
|
1.000.000
|
3.000.000
|
950.000
|
3.300.000
|
-50.000
|
300.000
|
-5,0%
|
10,0%
|
Costo de Ventas
|
-600.000
|
-1.800.000
|
-606.000
|
-1.890.000
|
-6.000
|
-90.000
|
-1,0%
|
-5,0%
|
Utilidad
Bruta
|
400.000
|
1.200.000
|
344.000
|
1.410.000
|
-56.000
|
210.000
|
-14,0%
|
17,5%
|
