U2 Variaciones presupuestales.

¿Como se calculan las variaciones presupuestales?

Las Variaciones Presupuestales en el proceso de la Contabilidad de Gestión o Contabilidad de Eficiencia consiste en detectar las variaciones a lo presupuestado con la realidad de manera de focalizar la tarea de gestión en aquellos hechos económicos que se apartan significativamente de lo previsto en el Presupuesto.

En el proceso administrativo tenemos varias etapas:

Planificación es la etapa en la que la organización, basándose en sus recursos actuales y teniendo presente la estructura de financiamiento en la realidad, trata de imaginar los caminos para alcanzar sus Metas y Objetivos.
Esa etapa, basada en la Misión, Visión, Valores, Metas y Objetivos, intenta crear un Plan de acción que sirva de referencia para las acciones de toda la organización. En esta etapa participa todo el personal dedicado a la gestión de la empresa (Directores, Gerentes, Jefes, etc.).

La valoración de las actividades en el tiempo se materializa en el Presupuesto el cual es el Plan valorizado en dinero. En el Presupuesto no solo se harán las proyecciones en dinero de cada meta y objetivo a lograr a lo largo del tiempo y también habrá indicadores de rentabilidad, actividad, metas financieras y metas de endeudamiento.

Organización es la etapa que toma el plan como referencia para distribuir los Recursos materiales, financieros y humanos para alcanzar las metas del Plan y el Presupuesto. Los administradores tomarán en cuenta los recursos con los que cuentan y deciden si necesitarán más o menos recursos para alcanzar sus metas, distribuyéndolos apropiadamente para el logro de la mayor eficiencia y eficacia de la Organización.

Dirección es la etapa en la cual los cuadros de mando coordinan los recursos y acciones para alcanzar las metas y objetivos. Utilizan en su actividad todas las herramientas disponibles para maximizar la eficiencia de utilizando su autoridad y liderazgo.

Control es la etapa final del proceso administrativo y consiste en comparar la el Presupuesto con la Realidad y detectar las variaciones importantes para corregir las acciones que se dirigen a los objetivos o corregir las metas planificadas o la dirección de la organización, según el diagnóstico que se haga de las variaciones presupuestales.

Esta última etapa figura como parte final del proceso per es una etapa que se realiza permanentemente, al igual que la organización y la dirección.

Esta etapa de control permite medir la dimensión de las variaciones y es utilizada para retroalimentar el proceso administrativo.

La Contabilidad es una herramienta de información que informa sobre la composición y evolución del Patrimonio y está presente en todas las etapas de ejecución del proceso administrativo.

Por sus características, es una herramienta importante para comparar información medible en dinero: los hechos económicos y sus incidencias en el patrimonio.

La contabilidad capta la información, registra y resume la información que luego puede ser comparada con el presupuesto.   

Para el tema de Variaciones Presupuestales nos situamos en esta última etapa, la de Control.

Para poder ser comparable la información del Presupuesto y la Contabilidad, ambas deben preparar su información con los mismos supuestos: mismos criterios de registración en base a lo devengado y con la misma estructura del Plan de Cuentas, entre otras consideraciones.

¿Cuál es el criterio de comparación Presupuesto - Contabilidad? Cálculo de Variaciones presupuestales

El plan es la referencia con la que se miden las variaciones.

El plan es la manera que se espera como comportamiento deseable del comportamiento económico, por lo tanto es la referencia con la cual compararemos con la realidad.

Ejemplo: Se ha planificado unas Ventas de 1.000.000 en el Presupuesto y en el mismo período se han constatado contablemente Ventas reales por 950.000. Supongamos que los costos de ventas presupuestados fueron 600.000 y se constata en la realidad un costo real de 606.000.

En términos prácticos lo que hacemos es comparar un Estado de Resultados Presupuestado, con un Estado de Resultados Real, que surge de la Contabilidad y de allí surgen las variaciones:

Rubros	Presupuesto	Real	Variación	% variación
Ventas	1.000.000	950.000	-50.000	-5%
Costo de Ventas	-600.000	-606.000	-6.000	-1%
Utilidad Bruta	400.000	344.000	-56.000	-14%

Las variaciones se basarán en el presupuesto:

Real – Presupuesto = Variación

En este caso:

950.000 – 1.000.000 = - 50.000

La interpretación es que en la realidad no se han alcanzado las metas planificadas por 50.000 o que hubo una variación negativa por 50.000.

Estas variaciones se pueden medir en porcentajes usando el mismo criterio de priorizar el presupuesto como medida de referencia de las metas:

Variación / Presupuesto x 100 = Porcentaje de variación

En este ejemplo:

-50.000 / 1.000.000 x 100 = - 5%

Para el caso de los Costos de ventas,  los números son negativos y la fórmula de cálculo tiene que tener en cuenta ese hecho:

La variación presupuestal se calcula como sigue:

Real - Presupuestado = Variación

-606.000 – (-600.000) = -6.000

variación negativa, el costo es superior al planificado

% variación = Variación / Presupuesto x 100

-6.000 / 600.000 x 100 = -1%

Comentario:

En este ejemplo se interpreta que la meta de Ventas de 1.000.000 no se pudo alcanzar por 50.000, lo que equivale a -5% de variación contra el presupuesto.

Respecto al costo de ventas, hubo un aumento del costo de ventas en la realidad de 6.000 por encima de lo presupuestado, que representa un -1% de variación porcentual.

Esos resultados originaron una variación de la utilidad bruta presupuestada de -56.000 que representa en términos porcentuales una disminución de la rentabilidad de 14% respecto a la Utilidad bruta planificado.

De la interpretación y explicación de los resultados obtenidos la Organización puede establecer cambios o no de la planificación, organización o dirección de la empresa para corregir acciones hacia las metas y objetivos.

Variaciones presupuestales acumuladas

Estas variaciones se pueden calcular para un mes en particular o para el acumulado del ejercicio (varios meses).

El proceso e cálculo es exactamente igual al mencionado anteriormente, ahora tomando en cuenta el presupuesto acumulado y los resultados acumulados reales.

Ejemplo:

	Acumulado Enero - Marzo
Rubros	Presupuesto	Real	Variación	% variación
Ventas	3.000.000	3.300.000	300.000	10%
Costo de Ventas	-1.800.000	-1.809.000	-9.000	-0,5%
Utilidad Bruta	1.200.000	1.491.000	291.000	17,5%

La única diferencia en el cálculo son los importes.

Las interpretaciones de este cuadro se hacen línea por línea.

Interpretación:

En el primer trimestre (enero-marzo) las ventas fueron 300.000 mayores a lo presupuestado lo que significa que hubo una variación positiva del 10%; sin embargo los costos reales fueron 9.000 superiores a lo presupuestado, lo que representó una variación porcentual negativa de 0,5%.

Estas variaciones originaron un aumento en la utilidad bruta de 291.000, que representó un aumento porcentual de 17,5% sobre lo planificado.

Exposición Mensual y Acumulada

La información se puede expresar en forma mixta, uniendo la información mensual y acumulada:

	Presupuesto		Real
Rubros	Marzo	1er Trim	Marzo	1er Trim	Var Mensual	Var Acum	% var marrzo	% var 1er trim
Ventas	1.000.000	3.000.000	950.000	3.300.000	-50.000	300.000	-5,0%	10,0%
Costo de Ventas	-600.000	-1.800.000	-606.000	-1.890.000	-6.000	-90.000	-1,0%	-5,0%
Utilidad Bruta	400.000	1.200.000	344.000	1.410.000	-56.000	210.000	-14,0%	17,5%